Det første indtryk er vigtigt. Ingen ved det bedre end nyansatte. Under interviewprocessen er det dem, der er bekymrede over, hvordan de blev opfattet. Var deres håndtryk stærkt nok, var de iført den rigtige påklædning, formåede de at holde øjenkontakten?
Når kontrakten er underskrevet, vender bordet dog, og det er tid til, at din virksomhed gør et godt indtryk i en tid, hvor rekordmange danskere skifter job. Du har investeret tid og ressourcer for at ansætte den bedste kandidat – nu skal du tage hånd om dem, så den nye medarbejder føler , at de har truffet det rigtige valg. Du skal gøre dem begejstrede for den kommende tid og byde dem velkommen som en del af dit team og på deres nye arbejdsplads.
Alle nye medarbejdere føler sig som udgangspunkt inspirerede, forberedte og begejstrede, når de sætter sig ved deres skrivebord første arbejdsdag. Og en af de mest virkningsfulde måder, du kan tilskynde denne proces på yderligere, er at lave en personlig velkomstpakke til dem. Også kaldet en onboarding.
Succesfuld onboarding af nye medarbejdere
En succesfuld onboarding refererer til den proces, hvor en ny medarbejder bliver introduceret til sin nye arbejdsplads. En onboarding proces er mere end blot en velkomst; det er en strategisk tilgang til at hjælpe den nye medarbejder med at tilpasse sig virksomhedens kultur, procedurer, afstemme forventninger, nye arbejdsopgaver, det sociale miljø og det nye job i en helhed.
Et onboarding program begynder typisk, når en medarbejder accepterer et jobtilbud og fortsætter gennem deres første arbejdsdag, de første uger og endda flere måneder på arbejdspladsen. En god onboarding af den nye medarbejder kan omfatte alt fra at introducere virksomhedens mission, værdier og politikker til at give specifik træning i jobfunktioner og teknologier, der er nødvendige for at udføre arbejdet.
En vigtig del af onboarding handler om at hjælpe medarbejderen med at opbygge professionelle og sociale relationer til kolleger og ledelse, hvilket kan ske gennem møder, team-building aktiviteter, uformelle netværk eller mentorer. Det sigter også mod at skabe en følelse af tilhørsforhold og at sikre, at den nye medarbejder forstår deres rolle i virksomhedens succes.
Undersøgelser viser, at en effektiv onboarding proces kan have stor indflydelse på en ny medarbejders engagement, produktivitet og trivsel på arbejdspladsen. Det handler om at skabe en glidende overgang fra at være ny medarbejder til at den nyansatte føler sig tryg og kompetent i deres nye job og omgivelser.
Optimer onboarding processen med en onboarding-pakke
En onboarding-pakke er en håndgribelig introduktion til din virksomhed, som en ny medarbejder modtager på deres første arbejdsdag eller lige før start (i det tilfælde vil der være tale om en onboarding preboarding). Uanset om den kommer i en pakke, pose eller blot ligger på deres skrivebord på deres første arbejdsdag, bør velkomstpakken være nøje sammensat, så den matcher virksomhedens brand, kultur og den nye medarbejder, der modtager pakken.
En onboarding-pakke er en integreret del af et velfungerende onboarding forløb og indeholder typisk en blanding af praktiske og sjove produkter, der hjælper medarbejderen til komfortabelt at falde til i sin nye rolle.
Din egen onboarding-pakkeløsning til den nye medarbejder
En effektiv onboarding er toneangivende for resten af rejsen på den enkelte arbejdsplads da den ofte afspejler virksomheden eller organisationen. Hvis din virksomhed er mere afslappet og arbejdspladsen mindre formel, så kan du snildt inkorporere stykker, der afspejler det.
Det kunne blandt andet være en sweatshirt med logo, et termokrus til pendlerturen til kontoret, eller klistermærker med logo som man eventuelt kan sætte på en bærbar computer. Hvis din virksomhed er mere professionel, kan du stadig inkludere personlige genstande, såsom et kaffekrus eller en notesbog.
Uanset din virksomhedskultur er det vigtigt, at du holder dig til dine brandretningslinjer for at sikre konsistens for din nye medarbejder. Med det i tankerne, så er her nogle eksempler på, hvad din onboarding-pakke bør indholde, afhængigt af dine mål. Du kan snildt bruge tjeklisten som inspiration til at sammensætte dine egne onboarding pakker når du byder nye medarbejdere velkommen.
For at dække de daglige essentielle ting, kan du overveje at inkludere:
- En genanvendelig kaffekop
- En keyhanger med navneskilt og eventuelt indgangskort
- Notesbøger og kuglepenne
For at vise din virksomheds kultur samt dens værdier bør du inkludere:
- En medarbejderhåndbog, der dækker virksomhedens historie, mission, værdier og teamstruktur
- Reklameartikler som muleposer, drikkedunke, klistermærker og stressbolde
For at informere og forberede den nye medarbejder kan du inkludere:
- De nødvendige medarbejderkontrakter og formularer
- En tidsplan for dagen eller ugen, der fremhæver vigtige møder, onboarding-trin og introduktioner
- En login-informationsliste for at få adgang til programmer, applikationer og værktøjer der bruges på arbejdspladsen
- Et områdekort, der fremhæver dine medarbejders yndlingscaféer, restauranter og butikker omkring arbejdspladsen
- Eventuelle parkeringsoplysninger
Hvis du vil imponere den nye medarbejder, er det altid en god idé at inkludere:
- En personlig velkomstbesked
- Lidt til den søde tand, såsom chokolade eller slik med logo
- Et gavekort til en lokal virksomhed eller et gavekort til arbejdsartikler og -tøj
Mulighederne er mange og det er derfor kun fantasien, der sætter grænser.
Onboarding og praktiske forhold
Når en ny medarbejder starter i sin nye stilling, er det afgørende at have en struktureret onboarding-proces, der tager hånd om praktiske forhold for at sikre en glat overgang og en positiv start på jobbet.
Før første arbejdsdag er det vigtigt at have alle de nødvendige formaliteter på plads, herunder kontrakter, forsikringer, skatteforhold og eventuelle andre administrative opgaver. Det at give adgang til nødvendige systemer, værktøjer og faciliteter på forhånd kan spare tid og frustrationer.
På første arbejdsdag er en varm velkomst vigtig. At introducere den nye medarbejder til teamet, vise dem rundt på arbejdspladsen og præsentere dem for vigtige personer kan hjælpe med at skabe en følelse af tilhørsforhold og komfort.
Derudover bør der være en klar plan for den første dag, der inkluderer møder med den nærmeste leder, relevante personer, introduktion til virksomhedens kultur og mål samt en gennemgang af jobfunktioner, forventninger og uformelle regler er ligeså vigtigt for en god oplevelse.
I løbet af den første uge og de følgende måneder (tænk på det som omtrent 90 dage) er det vigtigt at fortsætte onboarding-processen ved at tilbyde træning, støtte og opfølgning. En dedikeret mentor eller en person, der kan besvare spørgsmål og hjælpe den nye medarbejder med at navigere i virksomheden, er en værdifuld ressource. Det er også afgørende at give feedback og skabe en åben dialog for at sikre, at den nye medarbejder føler sig inkluderet og værdsat.
Samlet set handler onboarding om at skabe en struktureret, støttende og informativ oplevelse for den nye medarbejder, der gør det muligt for dem at føle sig velkommen, forstå deres rolle og integrere sig effektivt i virksomheden. Dette bidrager til at fremme engagement, produktivitet og trivsel på arbejdspladsen.
